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會議系統根據聲場布局的不同分為圓桌會議和列席會議，主要組成分為：建聲系統、擴聲系統、會議系統、燈光系統、視頻系統、會議同傳及跟蹤系統、智能中控系統。
一、會議室建聲系統
會議室由于其功能的特定性，必須具有良好的語言清晰度，除了需要配備良好的音響設備外，還必須進行聲學設計，提供良好的聲學環境。
會議室主要是對語言的清晰度要求比較高，音響的擴聲主要是中高頻，多數會議我們甚至把低頻切掉，為使室內的混響時間都達到要求，盡量縮短室內的混響時間，要選用吸聲系數較高的吸聲材料。適當使用吸聲板，其低頻、中頻、高頻的吸聲系數都很高，也可選用吸聲系數較高的座椅，有較大窗戶的會議室拉上窗簾，用較低的投入達到良好的聲學效果。只有聲音吸收越好，反射聲場越小，混響聲場小了，才可以大大提高話筒的傳聲增益，把話筒推子推得比較高，而滿足一些領導講話時離話筒距離比較遠的難題。因為大部分聲音已經通過吸音材料吸收擴散掉了，而不是包在一個空間里來回反射。反之，聲音吸收不好，反射聲場教大，再加上領導離話筒距離比較遠，話筒推子根本就推不起來，一推起來就會引起嘯叫，所以會議室的強吸收，是絕對有利于提高傳聲增益。音響推不起來的場合一定要有足夠的輔助音響，從而提高直達聲，使聲場達到比較理想的狀態。
圓桌會議有幾個致命的缺點，第一個是空間小，聲音傳不出去，必須采用強吸收，可是很多會議室不可能做強吸收，因為會議室是一個嚴肅、莊重的場合，不像電影院可以做成軟包，給人感覺比較溫馨，大部分都是一些大理石和刷白的水泥墻，吸音效果比較差。第二個缺點是圓桌會議話筒比較多，它一圈都是話筒，有的會議它一次開五六個，這樣建聲就很難做，我們必須采用手拉手會議系統限制話筒的開啟數量。所以這兩個缺點決定圓桌會議室是很難做的，真是想把增益做得很高的話，發言的人必須離話筒很近，人離話筒隔20-30cm效果是比較好的，如果能靠近一點就更好了。
裝修能做強吸收盡量做強吸收，音響和裝修不是一個公司的時候，做音響的人員在出具的標書和方案書里要提到會議室和報告廳的建聲裝飾，一定要甲方采用強吸收。要做到吸音效果比較好。
二、會議室擴聲系統
揚聲器布置要合理，使每個觀眾席均能保證語音清晰，音質優美；揚聲器的布置結合會議報告廳建筑特點綜合考慮，不要影響會議報告廳其他使用功能；滿足電視臺、電臺實況轉播的需要，預留符合要求的轉播接口。
三、會議室會議系統
現在的會議系統一般采用手拉手，手拉手會議系統的優點是：1、可以無限制控制話筒的數量；2、可以做視像跟蹤會議系統；3、它能控制話筒開啟的數量，因為話筒開啟的數量越多你的增益越低，一般來說一個聲場中我們很少有五六個話筒同時開啟的。這樣的話你出來的增益肯定很低。同時開兩三個還是可以的，嚴格控制話筒開啟的數量是提高增益比較關鍵性的一個指標。
四、視頻系統
視頻系統現多采用3500流明以上的投影機，投120寸到150寸的屏幕。小會議室也可采用大屏幕電視，圓桌會議也可在每個座位前安裝液晶顯示屏。
五、會議室燈光系統
由于會議時間隨機性，所以室內應用人工冷光源，避免自然光。
常用燈具：三基色燈（色溫3000-3500K）較為適宜。
1、 照度：A：為了確保正確的圖像色調及攝像機的白平衡，照度應不低于500lux,監視器、投影電視附近的照度為50—80lux,應避免直射光。
2、 為燈光安裝漫射透鏡，可以使光照充分漫射，使與會者臉上均勻光照。
3、 安裝位置要求：三基色燈不直接照射到物體及與會者，而依靠天花板對燈光的反射、漫射照亮會議室。三基色光照比較均勻，色溫比較適合，價格也比較便宜，綜合來說都不錯。只要有會議一定要配三基色，而且還是冷光源。
4、 光線弱時建議采用輔助燈光，但要避免直射。建議使用間接光源或從平整的墻體反射的較為柔和的光線。
5、 避免從頂部或窗外來的頂光、側光直接照射，此種照射會直接導致陰影。
6、 應能分區控制其照明要求。
7、 防火及相關照明規范要求。
8、 大型的報告會議跟多功能劇場做的比較類似，面光耳光側光頂光甚至天地排。
六、會議同傳及跟蹤系統
紅外線同聲傳譯系統：利用紅外線傳輸進行語言分配。
紅外線同聲傳譯系統優點：
1、超強的保密性，墻壁可以阻止傳播；
2、不受空間電磁波頻率和工業設備的干擾；
3、紅外傳輸傳遞信息的帶寬較大，有的是通過語言來觸發有的是通過手動來觸發，建議采用手動觸發比較好。
七、智能控制系統
會議系統的保密性比較強的話，有一套中控系統是非常有必要的。
控制范圍：
1、控制投影機開關、投影機亮度、對比度、色彩調整；
2、投影機播放信號源的切換；
3、對電腦、視頻、音頻智能型切換設備、實時控制電腦、視頻、音頻信號的相互切換等；
4、音響系統的音量大小進行控制；
5、對各種延時播放設備的控制，如DVD、錄像機、影碟機等進行模擬原控制器各項功能的操作控制；
6、對屏幕、窗簾、空調等有紅外線發射的設備都可以控制。
優點：取代諸多設備的遙控器和開關?？墒箷h更加快捷有序的進行。簡潔的人性化界面，使人們無需專業培訓，即可進行操作使用。使重要會議無需工作人員服務，亦可順利進行。
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