一提到申請HAI關AEO認證，不少企業就只會想到準備認證的人力成本或者輔導費用，唯獨忽略了數倍到數十倍于人力成本的硬件改造和軟件改造成本。至于硬件改造成本，深圳肯達信企業AEO高級分析師在前面的文章中有較為詳細的介紹，大家可以參考之前的文章。今天就重點談一下HAI關認證標準中的信息系統標準。

根據HAI關信息系統標準的難度，我們還是將其分為上下篇來進行分析。那么，我們還是來回顧下認證標準吧。

01 信息系統

作為現代化進出口企業或報關企業，依靠信息系統的網絡化、數字化和集成化管理，對企業管理制度和管理模式進行重大變革。這不僅對企業的所有管理有跡可循，并且隨著信息的積累，為企業管理者未來的決策提供科學客觀的依據。

對于HAI關而言，自從2017年全國通關一體化以來，轉變了原有的管理模式，將管理重心從前置審核轉為后續稽查。這也就意味著在通關環節不再進行過多的審核干預，貨物只要不被風控參數捕中即可順利放行，這就給企業來一種錯覺，只要放行就說明貨物沒有違規。這就大錯特錯了，貨物經放行后才會由海關進行后續稽查，對貨物的合法性進行研判，一旦在這個時候被海關判定為違規，就沒有改正的余地了。而海關后續稽查的方式，就是通過企業生產、經營中的各項記錄，對進出口貨物的真實性、合法性進行判別。

深圳肯達信企業AEO高級分析師認為：在傳統的經營生產模式中，大多采用手工記賬的方式，這種記錄方式存在著差錯率高、貫通性差、不易保存，且易受到篡改等缺點。而信息化系統則數據客觀、可貫穿企業生產經營全過程，并且可以永久保存。所以，對于HAI關來講，擁有信息系統并不是增加企業的經營負擔，而是在企業管理現代化的前提下給海關監管創造了有利條件。

正因為如此，HAI關總署在2019年1月1日起實施的新版海關AEO認證標準中就要求無論是高級認證企業還是一般認證企業，無論是收發貨人還是報關企業，都必須要求具備規范化的信息系統。在此之前，一般認證企業是沒有信息系統要求的。海關正是以企業敢于向海關開放便于海關監管的信息系統作為信用的一個重要標志。這就好比把自家大門的鑰匙交給海關讓他隨便來查，有這樣的膽識也就從某種程度上證明企業的規范程度，經得起時間的檢驗。

02 哪類企業需要有關務系統

眾多類型申請HAI關AEO認證的企業，哪些企業需要上關務系統，他們又有什么區別呢？

（1）重新認證的企業

眾所周知，在HAI關總署2014年發布的舊版AEO認證標準中，對于一般認證企業沒有關務系統的要求，即便是高級認證企業有關務系統的要求，在2014-2017年間的海關重新認證中往往要求也并沒有很高，所以導致部分并未完全達標的企業也通過了重新認證。

但是自從2019年新版認證標準實施以來，HAI關對于標準的實施尺度越來越嚴格，如果再按照前次的認證標準來準備新標準下的重新認證，已經是不可能通過了。這可是有前車之鑒的，就有個生產企業客戶，該公司是2016年6月通過HAI關高級認證的，這么多年過去，隨著企業的經營發展，內部管理或多或少都會有一些變化，但是該企業除了按新標準做了簡單修改以外沒有進行任何調整，企業管理者也認為都通過了上一次認證，這次也應該可以順利通過。結果，9月底的時候我得到了這家企業未通過重新認證被海關降級的消息。

那么，對于由原AA、A類企業平移過渡并需要重新認證企業來說，無論是高級認證企業還是一般認證企業，都要求具有與之生產（經營）規模相應的關務系統，并且對于高級認證企業，應當可以通過關務系統檢索到上次認證至今的所有數據。而對于一般認證企業來講，則應通過關務系統查詢到2019年1月1日至今的所有數據。當然，對于紙質單證而言，這兩類企業還需要補齊自2015年1月1日或上一次重新認證之日起至今的所有紙質單證。

（2）新申請認證的企業

對于所有目前是HAI關信用等級是一般信用，擬申請高級認證或一般認證的企業而言，則需要確保2019年1月1日至今的數據都在關務系統中可以體現。換言之，如果某企業準備新申請海關AEO認證，海關實地認證是在2019年度以內的，需要確保當年的所有數據都通過關務系統記錄，如果海關實地認證是在2019年以后的，則最少應確保信息系統中可檢索最近一年的數據。

這里往往企業會有一個誤區，就是只需要做到HAI關來企業實地AEO認證的時候信息系統可以使用就可以了。而海關則要求可以通過你過去一年的信息進行查詢來證明該系統在實際生產經營活動中是得到了應用的，而不是只做表面功夫。

03 關務系統與ERP的關系

經常有人問：“ERP系統就是關務系統嗎？”答案當然是否定的。要想了解這個問題，必須要從ERP系統的來源談起：ERP系統是企業資源計劃 (Enterprise Resource Planning) 的簡稱，是指建立在信息技術基礎上，集信息技術與先進管理思想于一身，以系統化的管理思想，為企業員工及決策層提供決策手段的管理平臺。通常情況下，ERP系統包含了財務管理、生產管理、庫存管理、采購管理和物流管理等模塊，其可根據客戶的需求開放其中部分模塊或額外開發模塊。

至于部分企業采用的SAP，其與Oracle一樣，屬于開發ERP系統的品牌之一，其本質也是ERP系統。

而HAI關AEO認證標準中的“信息系統”標準，其實被通俗地成為“關務系統”。這也就是基于海關管理角度而開發的系統，其至少應包含以下幾個要求：

（1）滿足HAI關功能要求

在HAI關AEO認證標準的信息系統標準中明確了應對生產經營、進出口貨物、財務數據、客戶管理、合同管理、關務管理和物流管理進行控制。那么企業應當在結合ERP系統現有功能的基礎上梳理一些ERP系統實現不了或實現成本較高的功能，然后將其功能集成在關務系統中。

（2）滿足HAI關監管要求

HAI關需要通過關務系統實現對企業信息的監管，這也就意味著關務系統不是個獨立的系統，其數據要與ERP系統結合。但是，受限于ERP系統的閉合要求，關務系統不需要做到寫入ERP，但是至少應當從ERP系統中采用只讀的方式讀取數據并在關務系統中生成所需功能。

（3）滿足企業實用要求

相信一些企業肯定會認為HAI關這是在增加企業負擔，上一些企業用不到的功能，其實不然。所在肯達信企業AEO高級分析師在輔導企業通過AEO認證的過程中就深刻了解到，部分企業的管理者并不重視關務工作，重生產銷售而輕關務的現象并不少見，從而忽視了很多關務部門的切實需求。

舉個最常見的例子：企業的生產運行往往在ERP系統里面閉環運行，系統中具有最客觀和準確的數據，而關務人員在準備清關用的隨附單據時卻無法通過調用ERP系統數據的方式來快速完成工作。通常其采用參照ERP系統中發貨通知單的內容進行人工制單的方式，而采用這種方式因為存在過度人工干預而導致差錯率上升，且無法對數據進行有效保存。在關務人員進行系統檢索的方式時，不能用報關單號對生產過程進行檢索。其實，企業關務從管理的角度上更希望可以有此類實用性較強的系統運用。

所以，關務系統的實際運用應當采用兩種模式。一是在現有ERP系統中進行開發，增加關務模塊，二是采用獨立研發的系統接入ERP系統接口，用ERP系統數據生成關務系統所需基礎數據。

04 關務系統的意義

真正要了解關務系統怎么開發，還是要從HAI關信息系統設置的初衷談起。前面我們提到了，海關設置關務系統的目的就是為了后續稽查，而稽查的核心就是——穿行測試。

穿行測試（walk through testing）其本是會計師對企業進行財務審計的方法之一。是指追蹤交易在財務報告信息系統中的處理過程。在HAI關對企業進行穿行測試的時候，主要就是通過關務系統的啟動，調用ERP系統數據，通過企業各個環節的運行記錄來來驗證進出口貨物的合法性。

來舉個例子：某家企業向HAI關申報進口了500件商品，為了印證企業實際申報是否合法，海關就開展穿行測試。其通過財務的收付匯記錄確認是否與這批產品相符；通過入庫記錄確認是否相符；通過領料生產確認是否相符；通過銷售出庫記錄確認是否相符。

在工作實踐中，深圳肯達信企業AEO高級分析師往往發現企業并非主觀故意，而是境外多發貨或者夾帶貨物的情況發生，企業在收到貨物后才發現，通常情況下不會進行改單操作。但是夾帶的貨物會被庫房入庫登記，這樣就會留下痕跡。即便沒有入出庫記錄，在銷售或使用時也會留下財務痕跡或物流痕跡。通過這種痕跡的比對，HAI關即可發現企業存在瞞報的情形。

只不過，在傳統的HAI關稽查過程中，只能通過財務數據入手來對企業生產流程進行核實，但這也存在一些查證缺陷（涉及機密就不展開談了）。而關務系統的上線，則擴大了海關查證的范圍，通過可以采用更為直觀的方式對企業開展穿行測試。

05 哪些企業需要ERP系統

ERP系統固然重要，但也不適用于全部在HAI關注冊登記的企業，HAI關更不會強制要求企業都上ERP系統。那么，不同類型申請海關AEO認證的企業要求也是有所區別的。

（1）生產型企業

生產型企業必須有ERP系統作為基礎支撐。在AEO認證輔導工作經驗中發現，在傳統民營企業中，小到幾十人規模的家族型企業，大到上千人的制造企業，都存在著沒有ERP系統的情況，這樣肯定不符合HAI關要求。

（2）貿易公司（進出口公司）

對于貿易公司而言，其簡單的組織架構和業務模塊使得ERP系統的功能完全可以滿足HAI關要求。但是對于貿易公司而言，ERP系統的成本不得不在考慮范圍內。所以，有些能夠滿足企業運行管理和HAI關監管的非ERP系統也是可以滿足HAI關AEO認證要求的。

（3）貨代公司（報關行）

此類企業因為不涉及生產管理，所以無需使用ERP系統。這類企業的系統應當滿足什么要求，我們下篇再談。

企業如何開展關務系統建設，以及具體功能要求，還有對于貨代公司（報關行）的關務系統建議，以及企業如何開發關務系統才能滿足HAI關AEO認證標準的要求，深圳肯達信企業AEO高級分析師將在《海關AEO認證標準中對于信息系統的建設要求（下）》中詳細來講。

06 這些都不是關務系統

這是某公司拿來問我算不算HAI關AEO認證標準中的關務系統……大家說符合要求嗎？

乍一看還是有點意思的，但很好奇的是為什么一個關務系統頁面做的如此簡陋。雖然人家沒有讓我看內部結構和功能（不曉得有什么好保密的），但是一看下面的截圖我就恍然大悟，原來這就是一個基于Excel的簡單工具而已，這種工具根本不具備和ERP對接的功能，更實現不了HAI關要求的那些功能，最多就是一個用來給箱單合同FA票做證稿擬制的小工具。唉，無知者無畏呀，就這樣還準備接受認證呢。

最后，提醒一下各位：任何一家軟件公司都無法保證其關務系統在所有關區都會通過認證。因為在HAI關AEO認證標準中，唯獨關務系統沒有更為明確的要求，HAI關在實地認證的時候也是會通過系統運行和操作說明來進行驗證的。

好了，關于關務系統的具體模塊功能，企業多系統并行的解決，以及單一窗口和金關二期的關系。報關企業的管理系統怎么做，關務系統的可分析可預警怎么做，以及HAI關現場認證關務系統的方式，