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智能化、智慧化、數字化檔案庫房室一體化建設

介紹說明

當前智能信息化時代的洶涌來襲，對檔案人而言，最重要的就是要思考如何“管好”和“用好”。要“管好”檔案文獻就是要建設能夠適應智能信息化時代的智能檔案館，想“用好”檔案文獻就是必須在大數據環境中建設以用戶為中心提供服務的檔案館。如果說檔案數據是“魚”，以往檔案工作模式則相當于“池塘捕魚”，在大數據時代，檔案部門面對的檔案數量規模大、種類繁多，工作模式一定要更靈活更智能化，否則就相當于“大海捕魚”。因而，智能檔案館的建設就顯得如此重要。智能檔案館的核心理念是智能服務，而檔案館要提供智能服務就要將館舍、檔案、網絡、數據以及用戶統一在智能網絡中，達到有效挖掘、整合、利用各互動要素產生的海里結構化與非結構化的數據目的。

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檔案庫房室作為集中保管檔案的文化事業機構,是保管檔案的基地。根據《檔案庫房室建筑設計規范》關于現代化檔案庫房室建設標準要求，以建設成為功能齊全的信息化、無人值守的現代化新型檔案庫房為目標。功能設計根據《檔案法》、《檔案庫房室建筑設計規范》、《數字檔案庫房室建設指南》、《數字檔案庫房室建設規程》等法律法規，以及檔案庫房安全保護“十防”（防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體）的設計要求，并結合檔案庫房安全信息化的實際需求。設備及系統設計以集成化、科學化為基本目標，按照一級風險安全防范單位標準設計，在實現信息化安全保護、智能化、現代化管理的各項實際功能需求基礎上，充分體現經濟實用、節約財政資金的設計原則。

目標：建設智慧化，智能化、數字一體化綜合檔案庫理

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主要涉及：

檔案庫房室消毒凈化設備及系統

檔案庫房室防火滅火設備及系統

檔案庫房室防盜設備及系統

檔案庫房室監控視頻設備及系統

檔案庫房室智能門禁設備及系統

檔案庫房室漏水監控設備及系統

檔案庫房室RFID檔案管理設備及系統

檔案庫房室數字化管理設備及系統

檔案庫房室空氣質量度監控設備及系統

檔案庫房室智能密集架建設設備及系統

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數字化檔案室建設改造

數字檔案室建設改造是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，基于網絡實現檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式，檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的服務。

檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

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數字化檔案室建設改造文件引用

GB3792.1 文獻著錄總則

GB3792.2 普通圖書著錄規則

GB/T 17678.1-1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求部分：電子文件歸檔與檔案管理

GB/T 17678.2-1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求部分：光盤信息組織結構

GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規范

GB/T 19487-2004 電子政務業務流程設計方法通用規范

GB/T 19488.1-2004 電子政務數據元第1部分：設計和管理規范

GB/T 19667.2-2005 基于XML的電子格式規范第2部分：體

BMB17-2006 涉及秘密的信息系統分級保護技術要求

DA/T 18—1999 檔案著錄規則

DA/T 31-2005 紙質檔案數字化技術規范

DB37/T 536-2005 檔案目錄數據采集規范

國保發[2005]16號涉及秘密的信息系統分級保護管理辦法

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數字化檔案庫房改造基本原則

文檔一體化原則

各單位應堅持文檔一體化原則，規劃建設本單位的數字檔案室，實現辦公信息的順暢交流。

統籌規劃原則

數字檔案室是單位信息化建設的基礎內容，是辦公自動化的重要構成。各單位應把數字檔案室納入單位信息化建設總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統籌規劃建設。

確全原則

各單位應健全各種設施，加強管理，確保檔案數據的安全。

   數字化檔案庫房改造網絡建設

檔案數據網建設

檔案室應配備能夠滿足運行需要的計算機設備，采用高性能的符合保密要求的網絡設備和材料，建設獨立的檔案數據網，進行檔案數據整理加工和存儲管理。檔案數據網為保密網，應依據有關涉密信息系統分級管理規定確定等級，明確安全域，按照BMB17的技術要求進行建設。應與單位辦公網和業務網實現物理隔離，禁止接入因特網。

接入單位辦公網和業務網

檔案室應配備專門的計算機與單位辦公網、業務網連接，進行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。單位辦公網與當地政務網互聯、業務網系統內互聯的，應采取相應措施，確保檔案數據安全。

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數字化檔案庫房改造軟件系統建設

電子文件歸檔管理系統

是單位辦公自動化系統的組成部分，應按照GB/T 18894和有關電子文件歸檔管理的規定設計開發，逐步實現電子文件實時歸檔，網上移交。主要包括歸檔鑒定、整理編目、數據加工、數據報送等功能。歸檔管理過程中應保證電子文件元數據和背景信息的完整性。

數字檔案室管理系統

應建立以數字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個檔案室業務工作的管理系統。主要應包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數據統計、檔案庫理等功能。

檔案進館和報送管理系統

按照網絡環境下館室一體化業務建設的模式，按照規定的檔案數據及其目錄數據格式要求，整理應進館的檔案、資料及現行文件，形成報送數據，通過網絡或載體移交等方式向同級綜合檔案館移交報送。

檔案查詢利用系統

在單位辦公網上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。

數據庫建設包括檔案資料目錄數據庫和電子檔案數據庫。