檔案庫房是存儲資料的重要地方，記載了社會的“過去”，與儲存的機房不同，檔案庫房是信息社會發展的重要組成部分，能夠將過去的歷史和現在的發展記錄保存，并且具有傳播檔案信息和宣傳教育的功能。檔案庫房中一旦發生不可逆的事件，很可能導致社會的“部分記憶”丟失，無法追溯來源，但隨著社會時事不斷增加，這無疑給檔案館的工作人員帶來了更大的難度，為了能夠減輕工作人員的壓力，更好地為社會各界提供服務，調整檔案庫房管理框架成為一件重要的事情。
泰物自主研發的檔案庫房監測系統，通過統信、麒麟等多項認證，實現全國產化動環需求。
管理模式在管理檔案庫房館的時候，與時俱進，不應拘泥于傳統的管理模式，需要逐漸向信息化和現代化管理靠攏，但是信息化和現代化管理也相應，對檔案庫房管的環境做出更高的要求。檔案庫房館的占地面積大小，決定著檔案業務和技術用房是否符合標準，專用的設備沒有配齊，信息庫建立得不夠完善，導致各個單位和部門之間出現斷層，這些問題都在影響著檔案保護工作。而且，檔案保存的質量，檔案的物理壽命的長短，以及檔案的防蟲防潮皆與檔案庫房內的環境脫不了關系。所以，為了解決以上的問題，需要對檔案庫房制定合理的管理計劃。檔案庫房環境監測系統是把有可能破壞檔案的因素考慮在內，從而進行防范的監測系統，系統中充分應用了傳感器技術，并將其與物聯網技術，信息技術，自動化技術結合起來，根據國家有關政策，將監測與控制相結合，智能調節檔案庫房內的環境溫度，盡可能地延長檔案的保存期限，以便讓檔案資料發揮更大的價值。
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檔案庫房環境系統是由多種系統組合而成，溫濕度自動調控系統，漏水系統，環境質量監測系統，自動防火報警系統，自動防盜報警系統，燈光照明監控系統，電力監控系統，智能卡門管理，視頻監控系統，集中監測與報警，統計報表。通過這些系統，如果發生以下的情況，系統會自行優先處理。
溫濕度出現問題：溫濕度傳感器搜集庫房，并上傳至云平臺，根據初設置指令進行分析，當庫房溫度或濕度數值超過設定值，會通過開關空調、除濕機或者加濕器等相關設備，進行調節，直到恢復正常范圍內的值為止。
漏水問題：在檔案館的門窗，管道，還有空調等容易漏水的地方，安裝水浸變送器，實時監測漏水情況，當出現漏水情況時，會觸發報警系統，通知相關人員及時處理。
環境方面：檔案存放的壽命，和空氣中的元素有很大的關系，檔案庫房內的甲醛，PM2.5，粉塵等，影響著檔案存放時間，暴露在這種環境中的檔案，增加被腐蝕的風險，在環境質量不達標時，系統會打開新風系統進行調整，將檔案館內的空氣質量調整到正常范圍之內。防火：不管是機房還是庫房，火災無疑是容易發生也是造成損害較大的事故，檔案庫房內增加煙感探測器、溫度探測器、聲光報警器組成的防火報警系統，萬一檔案庫房內出現火情時，監控主機會發出指令，聲光和語音報警同時啟用，及時將火點告警給管理人員。
盜竊問題：在庫房沒有人值守時，實時監測人員進出情況，非法闖入的人員，立刻進行聲光報警，并電話通知管理人員。其他情況：檔案庫房內的光照強度過高時，會進行智能調節，庫房斷電時，可提供30分鐘以上的延遲供電，以便管理人員進行作出相關決定，進出有序，憑借刷卡加密碼進出制度，讓檔案安全性更高一層，視頻監控系統實時查看，隨意抽調，還可以根據不同的庫房進行集中的監測，可以以圖表或者地圖的方式進行查看。
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